Zeit sparen mit einer E-Mail-Diät

E-Mails sind aus dem Geschäfts- und Privatleben gar nicht mehr wegzudenken. Doch mit dem Licht kommt auch der Schatten.

Geht es dir auch schon so? Du machst früh den Rechner an und schaust mit nervösem Blick in dein E-Mail-Posteingang und hoffst, dass heute nicht voll ist. Natürlich nur ein frommer Wunsch.
Es gibt aber Strategien, um effizienter mit den Mails umzugehen und was man tun kann, dass die E-Mail Flut nicht noch mehr anwächst.

Hier drei kurze Tipps

1. Das Wichtigste zuerst

Auf keinen Fall sind das unbedingt die E-Mails. Starte den Tag mit Sachen, die unbedingt erledigt werden müssen. Am besten du erledigst die größten Brocken zuerst. Dann hast du Zeit für den Rest. Die Gewohnheit, sich morgens zuerst mit den E-Mails zu befassen raubt dir die wichtigste Zeit des Tages: Die Hochleistungsphase. Bei dem Befassen mit den Mails stellen sich Prioritäten anderer in den Weg und man vergisst gern die eigenen.

Intelligenter: Lese deine E-Mails dann, wenn deine Leistungskurve schon etwas abflacht. Bei den meisten ist häufig gegen Mittag oder nach dem Mittagessen der Fall. Ideal ist dann die eingegangenen E-Mails im Block abzuarbeiten. Jetzt bist du darauf konzentriert und arbeitest effektiver als mit mehreren Neustarts.

2. Begrenze deine Erreichbarkeit

Solange du keine Nachrichten erwartest, rufe deine Mails nur zweimal pro Tag ab. Das geht natürlich nur, wenn man nicht Kundenanfragen bearbeitet, die in Aufträgen münden. Müssen Mails beantwortet werden, nutze eventuelle Antwort vorlagen aber nicht ohne eine spezielle Frage auch spezifisch zu beantworten. Kunden schätzen es wenn die Fragen taggenau beantwortet werden, erwarten aber selten eine prompte Reaktion.


3. Schreibe die E-Mails effizienter

So sparst du Zeit und erleichterst dir und anderen die Arbeit

  • Betreffzeile: Der Empfänger muss erkennen, worum es geht.
  • “Zur Info” bedeutet, dass keine Antwort nötig ist.
  • Kurze und knappe Formulierungen sparen Zeit beim Schreiben und Lesen.
  • Leite E-Mails nur mit dem Einverständnis des Absenders weiter.
  • Verschicke Kopien nur, wenn es unbedingt nötig ist.
  • prüfe Alternativen: Manchmal ist ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch schneller und effizienter

Es kann auch sein, dass der Versand von E-Mails innerhalb der Firma ausartet, wenn zum Beispiel jeder jeden benachrichtigt oder eine Kopie verschickt, ob es nun wichtig ist oder nicht. Das Festlegen von Regeln für einen Verteiler hilft die Flut einzudämmen.

 


Auch Ordnung im Posteingang bringt Erleichterung

Spare Zeit, indem du dein Posteingang strukturierst. Je mehr E-Mails dich täglich erreichen, um so wichtiger wird eine passende Struktur. In allen großen E-Mail-Programmen hast du die Möglichkeit, die eingehenden Mails nach Betreff, Absender, geschäftlich, privat oder auch Priorität (Die Priorität der Absender ist aber selten deine) vorzusortieren. Du erkennst schneller wer dir gemailt hat und kannst sie nach deiner Reihenfolge abarbeiten.

Ab und an prüfst du dann nur noch, ob die ursprünglich gewählte Ordnerstruktur noch den jetzigen Anforderungen entspricht. Wenn “unbekannte” Mails nach wie im Stammordner landen, verpufft die schöne Struktur und du verschenkst Zeit und Effizienz.

Löschen befreit vom Ballast!

Viele Mails werden aufgehoben, weil du dir nicht sicher bist, ob sie doch noch von Belang sein könnten oder nicht. Probiere mal diese Variante. Habe Mut zur Lücke und lösche sofort alle Mails, die dich unwichtig sind.

Wenn du es doch gern sicherer möchtest, erstelle eben einen Ordner, in den jene Mails kommen, von denen du nicht sicher bist, ob diese noch benötigt werden oder nicht. Kontrolliere dann einmal im Monat, welche Mails nun doch in den Papierkorb können. Was nach vier Wochen nicht wichtig war, kann endgültig weg. So behältst du immer ein sauberes Postfach.

So gewinnst du den Kampf gegen Zeiträuber

Sie setzen dir zwar nicht die Pistole auf die Brust, doch sie lauern überall – die Zeiträuber. Da sie jeden Tag und überall auftauchen, haben viele Menschen das Gefühl, dass 24 Stunden für einen Tag zu kurz sind.
Ändern kannst du das, indem du nicht mehr von den Zeiträubern überraschen lässt.

Um den persönlichen Zeitfressern auf die Schliche zu kommen musst du aber erst einmal wertvolle ZEIT aufwenden. Die brauchen wir zur Standortbestimmung, für die wir eine Woche einplanen. In dieser Woche bewaffnest du dich mit Stift, Notizbuch und Uhr um ein ganz genaues Tagebuch zu führen. Hier kommt eine Woche lang, möglichst minutengenau, jede Aktivität mit der entsprechenden Zeitdauer hinein.

Achte darauf, wirklich jede Aktivität aufzuschreiben. Schnelle Aufgaben, wie eine WhatsApp zu verschicken, werden gerne mal übersehen.


Die bekanntesten Zeiträuber sind:

  • Chatten/Social Media
  • Fernsehen
  • Videospiele
  • Rauchen


Die persönlichen Zeitdiebe erkennen

Nachdem die protokollierte Woche vergangen ist, analysiere deine Aktivitäten und rechne aus, viel Zeit für jede einzelne Aktivität in der Woche benötigt wurde.
Schreibe dir nun die fünf Aktivitäten auf, die am meisten Zeit verbrauchen, ohne dir einen Nutzen zu bringen. Aus dieser Liste finde deine zwei Favoriten, an denen du in den nächsten Wochen arbeiten möchtest.
Das kann je nach Typ sein, was dich am meisten ärgert oder auch was scheinbar leicht umzusetzen geht. Versuche zukünftig, die Tätigkeiten zu vermeiden, zu bündeln oder schneller und konzentrierter zu erledigen.
Da sich in unserer dynamischen Welt immer wieder neue Zeiträuber ins Leben einschleichen, solltest du dieses Vorgehen regelmäßig (z.B. alle 6 Monate) wiederholen.

Abläufe ordnen

Natürlich gibt es auch einige Zeiträuber, welche nicht so einfach zu erkennen sind. Darunter fallen Dinge wie zum Beispiel schlechte Planung oder Unordnung. Diese Dinge sorgen dafür, dass Arbeiten wesentlich länger dauern, als es nötig wäre.

Darum ist es wichtig, zusätzlich auch diese Dinge in die Betrachtung einzubeziehen. Zum Beispiel vermeidet ein aufgeräumter Arbeitsplatz längere Suchen. Ein genaues Aufschlüsseln der Tagesaufgaben ermöglicht ein konzentriertes Abarbeiten. Ein spontanes Switchen in den Prioritäten wird so vermieden. Unser Gehirn ist immer gern bereit von der aktuellen Aufgabe abzuschweifen.

Belohne dein Gehirn mit regelmäßigen Pausen. Ohne regelmäßig zu entspannen, ist es unmöglich die Konzentration hoch zu halten. Trotz der durch Pausen „verlorenen“ Zeit kommst du insgesamt schneller voran.

 

 

Mit Mikro-Taktiken schlechte Gewohnheiten angehen

Pareto

Das Thema Sparsamkeit tangiert nicht nur das liebe Geld. Sparsam kann man auch mit der persönlichen Kraft oder auch der Zeit umgehen.

Der Mensch ins nun mal ein bequemes Wesen. Alles, was abseits seiner Komfortzone passiert, kostet in der Regel extra Kraft und Zeit.

Dabei möchte jeder Mensch doch liebenswert und wohlhabend sein. Aber schlechte Gewohnheiten wieder loszuwerden, scheinen ein unüberwindbarer Berg von aufzuwendender Kraft und Zeit zu sein.

Bis vor kurzem war ich auch dieser Meinung, bis ich das Buch von Prof. Dr. Detlef Beeker gelesen habe.

So spreche ich hier die unbedingte Empfehlung aus, denn sein Buch ist leicht zu lesen und sehr praxisbezogen. Hier schafft es der Autor einen zu motivieren, die beschriebenen Techniken auch wirklich anzuwenden.

Was genau auf uns Sparfüchse zugeschnitten ist, sind die im Buch beschriebenen Mikro-Taktiken und Mini-Gewohnheiten. So sollte JEDER es schaffen, persönliche Ziele zum Erfolg zu führen.

  • Getreu nach Pareto bringen 20% Änderung 80% Ergebnis.
  • Also erreichst du mit 4% deiner Aktionen 64% der Ergebnisse.
  • Weiter runtergebrochen schafft man mit 1% Aufwand gut 51 Prozent des gewünschten Ergebnisses.

Also sind die Mikro-Taktiken angewandtes Pareto in Vollendung. Ein Prozent Aufwand für 50% mehr Erfolg ist doch ein lohnendes Ziel.

So sparsam kommt man zu großen Erfolgen.

PS. Da ich AMAZON-Prime nutze, konnte ich das Buch sogar kostenlos lesen. Ich hätte es mir wahrscheinlich nie gekauft, womit mir viel Erkenntnisgewinn entgangen wäre.