E-Mails sind aus dem Geschäfts- und Privatleben gar nicht mehr wegzudenken. Doch mit dem Licht kommt auch der Schatten.
Geht es dir auch schon so? Du machst früh den Rechner an und schaust mit nervösem Blick in dein E-Mail-Posteingang und hoffst, dass heute nicht voll ist. Natürlich nur ein frommer Wunsch.
Es gibt aber Strategien, um effizienter mit den Mails umzugehen und was man tun kann, dass die E-Mail Flut nicht noch mehr anwächst.
Hier drei kurze Tipps
1. Das Wichtigste zuerst
Auf keinen Fall sind das unbedingt die E-Mails. Starte den Tag mit Sachen, die unbedingt erledigt werden müssen. Am besten du erledigst die größten Brocken zuerst. Dann hast du Zeit für den Rest. Die Gewohnheit, sich morgens zuerst mit den E-Mails zu befassen raubt dir die wichtigste Zeit des Tages: Die Hochleistungsphase. Bei dem Befassen mit den Mails stellen sich Prioritäten anderer in den Weg und man vergisst gern die eigenen.
Intelligenter: Lese deine E-Mails dann, wenn deine Leistungskurve schon etwas abflacht. Bei den meisten ist häufig gegen Mittag oder nach dem Mittagessen der Fall. Ideal ist dann die eingegangenen E-Mails im Block abzuarbeiten. Jetzt bist du darauf konzentriert und arbeitest effektiver als mit mehreren Neustarts.
2. Begrenze deine Erreichbarkeit
Solange du keine Nachrichten erwartest, rufe deine Mails nur zweimal pro Tag ab. Das geht natürlich nur, wenn man nicht Kundenanfragen bearbeitet, die in Aufträgen münden. Müssen Mails beantwortet werden, nutze eventuelle Antwort vorlagen aber nicht ohne eine spezielle Frage auch spezifisch zu beantworten. Kunden schätzen es wenn die Fragen taggenau beantwortet werden, erwarten aber selten eine prompte Reaktion.
3. Schreibe die E-Mails effizienter
So sparst du Zeit und erleichterst dir und anderen die Arbeit
- Betreffzeile: Der Empfänger muss erkennen, worum es geht.
- “Zur Info” bedeutet, dass keine Antwort nötig ist.
- Kurze und knappe Formulierungen sparen Zeit beim Schreiben und Lesen.
- Leite E-Mails nur mit dem Einverständnis des Absenders weiter.
- Verschicke Kopien nur, wenn es unbedingt nötig ist.
- prüfe Alternativen: Manchmal ist ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch schneller und effizienter
Es kann auch sein, dass der Versand von E-Mails innerhalb der Firma ausartet, wenn zum Beispiel jeder jeden benachrichtigt oder eine Kopie verschickt, ob es nun wichtig ist oder nicht. Das Festlegen von Regeln für einen Verteiler hilft die Flut einzudämmen.
Auch Ordnung im Posteingang bringt Erleichterung
Spare Zeit, indem du dein Posteingang strukturierst. Je mehr E-Mails dich täglich erreichen, um so wichtiger wird eine passende Struktur. In allen großen E-Mail-Programmen hast du die Möglichkeit, die eingehenden Mails nach Betreff, Absender, geschäftlich, privat oder auch Priorität (Die Priorität der Absender ist aber selten deine) vorzusortieren. Du erkennst schneller wer dir gemailt hat und kannst sie nach deiner Reihenfolge abarbeiten.
Ab und an prüfst du dann nur noch, ob die ursprünglich gewählte Ordnerstruktur noch den jetzigen Anforderungen entspricht. Wenn “unbekannte” Mails nach wie im Stammordner landen, verpufft die schöne Struktur und du verschenkst Zeit und Effizienz.
Löschen befreit vom Ballast!
Viele Mails werden aufgehoben, weil du dir nicht sicher bist, ob sie doch noch von Belang sein könnten oder nicht. Probiere mal diese Variante. Habe Mut zur Lücke und lösche sofort alle Mails, die dich unwichtig sind.
Wenn du es doch gern sicherer möchtest, erstelle eben einen Ordner, in den jene Mails kommen, von denen du nicht sicher bist, ob diese noch benötigt werden oder nicht. Kontrolliere dann einmal im Monat, welche Mails nun doch in den Papierkorb können. Was nach vier Wochen nicht wichtig war, kann endgültig weg. So behältst du immer ein sauberes Postfach.